Haben Sie eine Familienfeier geplant? Sie sollen eine geschäftliche Veranstaltung in Ihrem Unternehmen organisieren? Taufe, Firmenseminar, Baby Shower usw. Die Organisation solcher Feiern ist oftmals mit Stress verbunden, wenn Sie kein Routinier sind. Zwischen der Auswahl der verschiedenen Dienstleister, dem Festsaal, der Dekoration, der Tischordnung und dem Menü nehmen die Aufgaben kein Ende. Zu Ihrem Glück können Sie diese Aufgaben einem Organisationsspezialisten anvertrauen. Es handelt sich dabei um den Eventplaner. Der Beruf setzt sich im Bereich der Veranstaltungsplanung allmählich durch. In den USA sind Eventplaner für 75 % der Hochzeiten verantwortlich. In Frankreich führen sie fast 30 % der Familienfeiern durch. In der Schweiz erwirtschaftete die Branche im Jahr 2020 einen Umsatz von 2,37 Milliarden Franken und beschäftigte über 18 000 Arbeitnehmer. Warum sollten Sie einen Eventplaner für Ihre Veranstaltung beauftragen? Was ist die Aufgabe eines Eventplaners?
Eine Veranstaltung organisieren: eine harte Nuss
Die Organisation eines Familien- oder Betriebsfestes gleicht einem Hindernislauf. Plötzlich übernehmen Sie die Rolle des Projektleiters. Ihre Verantwortung beschränkt sich nicht darauf, zwischen verschiedenen Veranstaltungsorten oder Caterern zu wählen. Sie müssen auch an Hunderte von Details denken. Schließlich erfordert die komplette Organisation einer Veranstaltung viele Arbeitsstunden.
Fragen Sie sich, wie Sie es schaffen können? Die Vorbereitungen stressen Sie. Dennoch möchten Sie Ihren Gästen ein gelungenes Fest in guter Stimmung und in aller Ruhe bieten. Sicher haben Sie schon vom Eventplaner gehört, diesem Fachmann für Veranstaltungen.
Er kommt zum Einsatz, um die gesamte Organisation in die Hand zu nehmen. Er bietet verschiedene Formeln an und seine Leistungen umfassen Verwaltungsaufgaben bis hin zum Management der Dienstleister. Mit der Hilfe eines Eventplaners müssen Sie nur noch wichtige Entscheidungen treffen, mit “ja” oder “nein” antworten.
Was ist ein Veranstaltungsplaner?
Der Eventplaner begleitet Sie bei der Organisation einer wichtigen Veranstaltung. Er deckt einen sehr breiten Bereich ab. Er kümmert sich um alle Arten von Feierlichkeiten. Das kann eine Babyparty, eine Taufe oder ein Geburtstag sein. Letzterer richtet seine Leistungen auch an die Berufswelt. Unternehmen veranstalten immer mehr Feiern, um ihre Mitarbeiter zu motivieren und ihr Image zu verbessern. Deshalb brauchen sie einen Profi, der ihnen die Organisation ihrer Jahresabschlussfeier, eines Empfangs für eine Produkteinführung, eines Firmenseminars, eines Teambuildings usw. anvertraut.
Der Eventplaner stellt Ihnen ein Fest zusammen, das Ihrem Budget und Ihrem Image entspricht. Dank seines umfangreichen Adressbuchs findet er die besten Anbieter. Außerdem bietet er eine persönliche Betreuung an und hat sogar verschiedene Tipps für die Organisation Ihrer Veranstaltung.
1. Eine erhebliche Zeitersparnis
Mit einem Eventplaner verbringen Sie nicht mehr den ganzen Tag am Telefon, um mit dem Floristen zu verhandeln, einen Termin mit dem Caterer zu vereinbaren, die Geburtstagstorte zu probieren usw., sondern Sie haben die Möglichkeit, sich selbst zu organisieren.
Anstatt Gespräche mit Dienstleistern zu führen, wenden Sie sich an einen einzigen Ansprechpartner: den Organisator. Dieser positioniert sich als Projektleiter und koordiniert die anderen Subunternehmer. Die Organisatorin sucht die ideale Location, engagiert den Fotografen, kümmert sich um die Raumdekoration und vermittelt Ihnen den besten Caterer der Region, der Ihre Gäste verwöhnen wird.
So können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, das Ereignis stressfrei begrüßen usw. Am Tag X ist der Profi immer anwesend und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Feier. So können Sie den Tag in vollen Zügen genießen, ohne sich über unvorhergesehene Ereignisse in letzter Minute Sorgen machen zu müssen.
2. Die richtigen Adressen für Ihre Bedürfnisse
Als Profi verfügt der Eventplaner über ein umfangreiches Adressbuch. Darin sind alle Anbieter der Stadt oder sogar des Landes verzeichnet. Dank der Beziehungen, die er über viele Jahre hinweg geknüpft hat, kann er Ihre Wünsche erfüllen.
Ob es sich nun um den Veranstaltungsraum, die Dekorateurin, den DJ oder die Musiker handelt, die Suche nach Anbietern wird nicht mehr so schwierig und zeitaufwändig sein. Für ausgefallenere Partys oder eine private Veranstaltung kann der Organisator Ihnen Musiker, Clowns, kulinarische Animateure usw. vermitteln. Außerdem kann er für Sie einen günstigen Tarif aushandeln.
3. Ein Geldgewinn
Wie ist das möglich? Aufgrund Ihrer mangelnden Erfahrung denken Sie vielleicht nicht an alle Details. Selbst wenn Sie ein genaues Budget aufgestellt haben, kann es sein, dass Sie einige Dinge vergessen. Diese unvorhergesehenen Ereignisse könnten Ihre Ausgaben erhöhen.
Bei einem Eventplaner legen Sie Ihr vorläufiges Budget vor. Er liefert Ihnen eine Party, die diesen Betrag einhält. Da er für das Portemonnaie verantwortlich ist, müssen Sie keine bösen Überraschungen während oder nach der Veranstaltung befürchten.
4. Ein glückliches Ereignis ohne Stress
Bei einem Familienfest sind die Vorbereitungen oft mit Stress verbunden. Für den Geburtstag oder die Taufe Ihres Kindes möchten Sie ein Zeichen setzen. Doch einige Details lassen Sie sogar mitten in der Nacht aufschrecken. Sie können wegen der Aufgaben, die tagsüber noch auf Sie warten, nicht mehr schlafen.
Wenn Sie die Organisation Ihrer Veranstaltung einem Profi anvertrauen, wird Ihnen dieser Stress abgenommen. Er steht Ihnen zur Seite und bietet Lösungen für jedes Hindernis. Die Herausforderung ist groß, aber mit der Hilfe eines professionellen Organisators haben Sie eine qualifizierte Person, die effektive Lösungen für Ihre Probleme bietet.
5. La créativité
Un event planner est à l’affût des dernières tendances. Il se trouve dans le concret. L’organisateur d’événement fait preuve d’ingéniosité et de créativité afin de trouver des idées originales à intégrer à votre réception. Il s’attarde sur chaque détail qui peut concorder avec votre vision afin de faire de votre fête, un moment inoubliable.
6. Profiter de la fête pendant le jour J
Pour ce point, cela dépend de la formule que vous avez choisie. L’organisateur peut être présent ou non. Néanmoins, sa présence vous permet de profiter pleinement de la fête. Il gère l’arrivée des invités, l’installation du traiteur et du photographe, les imprévus, etc.
Il n’y a rien de pire qu’un hôte qui effectue des allers-retours entre la cuisine et la salle de réception. Entre-temps, vous devez prendre soin des invités et tenir une conversation correcte avec eux.
L’organisateur se charge de la coordination de l’événement durant le jour J. Cela vous permet d’éviter le stress inutile. Le bonus, vous avez une bonne mine sur les photos souvenirs.
Les qualités d’un bon organisateur
Le métier d’event planner requiert des compétences très vastes. Pour mener à bien leur mission, ce professionnel peut travailler au sein d’une agence événementielle ou être auto-entrepreneur. Dans tous les cas, il doit développer certaines qualités.
Sa facilité à communiquer
Vous l’aurez compris, l’essentiel du travail de l’organisateur consiste à négocier et à donner des conseils. Pour une organisation réussie, il doit être capable de communiquer avec des personnalités diverses. Cela peut être des directeurs d’entreprises, des associations, des représentants politiques, etc.
Pour collaborer avec les sous-traitants les plus exigeants, il doit user de son charme pour résoudre habilement les conflits, utiliser son sens de l’humour pour rassurer ses clients.
La capacité d’écoute
Lorsque vous faites appel à une agence spécialisée dans l’organisation événementielle, vous avez déjà une idée en tête et un budget. Un organisateur doit comprendre vos attentes. Malgré les obstacles posés par un budget limité, il doit être force de propositions. Le professionnel vous explique aussi les limites de votre demande.
L’organisation
C’est cette qualité qui fait défaut à une personne qui ne travaille pas dans le métier. Lorsqu’on doit régler des dizaines de questions à la fois, le stress nous envahit. Chez un organisateur, il réussit à jongler entre plusieurs tâches sans difficulté. Il peut régler des multitudes d’imprévus avec un calme olympien sans rien oublier. Il propose un planning en fonction de la cérémonie à préparer ou même un rétroplanning pour des événements professionnels de grande envergure.
La passion
Pour réussir une telle prouesse, l’organisateur d’événement est surtout animé par sa passion pour le métier. Cela lui permet de surmonter facilement les obstacles. Cette passion participe à sa créativité. Pour la décoration par exemple, l’inspiration lui permet de trouver des idées originales. Il peut également vous apporter de précieux conseils pour organiser un moment unique qui vous ressemble.
La débrouillardise
Un prestataire lâche à la dernière minute. Ce n’est pas un problème pour un organisateur d’événement. Ce dernier se débrouille pour trouver une solution de remplacement à la dernière minute. Tout ceci se déroule dans le calme absolu. Si le client est déjà sous pression, il peut prendre la décision de tout régler pour que celui-ci profite de son jour parfait.