Vous avez une fête familiale de prévue ? Vous avez été désigné pour organiser un événement professionnel dans votre entreprise ? Baptême, séminaire d’entreprise, baby shower, etc. L’organisation de ces fêtes est souvent source de stress si vous n’êtes pas un habitué. Entre le choix des différents prestataires, la salle de réception, la décoration, le plan de table, le menu, les tâches n’en finissent plus. Heureusement pour vous, il est possible de confier ces missions à un spécialiste de l’organisation. Il s’agit de l’event planner. Le métier s’impose progressivement dans le domaine de l’événementiel. Aux États-Unis, les event planners sont responsables de 75 % des mariages. En France, ils réalisent près de 30 % des fêtes familiales. En Suisse, le secteur générait un chiffre d’affaires de 2,37 milliards de francs et employait plus de 18 000 salariés en 2020. Pourquoi faire appel à un event planner pour votre événement ? Quel est le rôle d’un organisateur ?
Organiser un événement : un véritable casse-tête
L’organisation d’une fête familiale ou d’entreprise relève d’un parcours du combattant. Vous assumez soudainement le rôle de chef de projet. Vos responsabilités ne se limitent pas à choisir entre plusieurs lieux de réception ou entre différents traiteurs. Vous devez également penser à des centaines de détails. Finalement, l’organisation complète d’un événement requiert des heures de travail.
Vous vous demandez comment vous en sortir ? Les préparatifs vous stressent. Pourtant, vous avez envie d’offrir une fête réussie à vos invités dans la bonne humeur et en toute sérénité. Vous avez sûrement entendu parler de l’event planner, ce professionnel de l’événementiel.
Il intervient pour prendre en main l’ensemble de l’organisation. Il propose différentes formules et ses prestations englobent les tâches administratives jusqu’à la gestion des prestataires. Avec l’aide d’un event planner, vous n’avez plus qu’à prendre des décisions importantes, répondre par « oui » ou « non ».
Qu’est-ce qu’un planificateur d’événement ?
L’event planner vous accompagne dans l’organisation d’un événement important. Il couvre un domaine très vaste. Il s’occupe de tous les types de cérémonies. Cela peut être un baby shower, un baptême ou un anniversaire. Ce dernier adresse également ses prestations au monde professionnel. En effet, les entreprises multiplient les fêtes afin de motiver leurs collaborateurs et améliorer leur image de marque. C’est pourquoi elles ont besoin d’un professionnel à qui confier l’organisation de leur fête de fin d’année, une réception pour un lancement de produit, un séminaire d’entreprise, un teambuilding, etc.
L’event planner vous concocte une fête qui respecte votre budget et votre image. Grâce à son carnet d’adresses fourni, il trouve les meilleurs prestataires. Par ailleurs, il propose un accompagnement personnalisé et dispose même de différents conseils pour l’organisation de votre événement.
1. Un gain de temps considérable
Avec un event planner, vous ne passez plus vos journées au téléphone à négocier avec le fleuriste, à prendre un rendez-vous avec le traiteur, à goûter le gâteau d’anniversaire, etc.
Au lieu d’enchaîner les entretiens avec les prestataires, vous vous adressez à un seul interlocuteur : l’organisateur. Ce dernier se positionne comme le chef de projet et coordonne les autres sous-traitants. L’organisatrice recherche le lieu idéal, elle engage le photographe, s’occupe de la décoration de salle et vous met en relation avec le meilleur traiteur de la région pour régaler vos convives.
Cela vous permet de vous concentrer sur votre travail, d’accueillir l’événement sans stress, etc. Le jour J, le professionnel est toujours présent et s’assure du bon déroulement de la fête. Vous pouvez donc profiter pleinement de la journée sans vous soucier des imprévus de dernière minute.
2. Les bonnes adresses pour répondre à vos besoins
En tant que professionnel, l’event planner possède un carnet d’adresses étoffé. Tous les prestataires de la ville, voire du pays, y figurent. Grâce aux relations qu’il a su tisser depuis de nombreuses années, il saura répondre à vos besoins.
Qu’il s’agisse de la salle de réception, de la décoratrice, du DJ ou encore des musiciens, la recherche de prestataires ne sera plus aussi difficile et chronophage. Pour des soirées plus originales ou un événement privé, l’organisateur peut vous trouver des musiciens, des clowns, des animateurs culinaires, etc. De plus, il peut négocier un tarif avantageux pour vous.
3. Un gain d’argent
Comment est-ce possible ? À cause de votre manque d’expérience, vous ne pensez pas forcément à tous les détails. Même si vous avez dressé un budget précis, vous pouvez oublier quelques éléments. Ces imprévus risquent d’augmenter vos dépenses.
Avec un event planner, vous soumettez votre budget prévisionnel. Il vous livre une fête qui respecte ce montant. Puisqu’il est le responsable du portefeuille, vous ne craignez plus les mauvaises surprises pendant ou après l’événement.
4. Un heureux événement à l’abri du stress
Dans le cas d’une fête familiale, les préparatifs sont souvent source de stress. Pour l’anniversaire ou le baptême de votre enfant, vous désirez marquer le coup. Pourtant, certains détails vous réveillent même en pleine nuit. Vous n’arrivez plus à trouver le sommeil à cause des tâches qui vous attendent encore dans la journée.
Confier l’organisation de votre événement à un professionnel vous soulage de ce stress. Il se tient à vos côtés pour apporter les solutions à chaque obstacle. Le défi est de taille, mais avec l’aide d’un organisateur professionnel, vous avez une personne qualifiée qui apporte des solutions efficaces à vos problèmes.
5. La créativité
Un event planner est à l’affût des dernières tendances. Il se trouve dans le concret. L’organisateur d’événement fait preuve d’ingéniosité et de créativité afin de trouver des idées originales à intégrer à votre réception. Il s’attarde sur chaque détail qui peut concorder avec votre vision afin de faire de votre fête, un moment inoubliable.
6. Profiter de la fête pendant le jour J
Pour ce point, cela dépend de la formule que vous avez choisie. L’organisateur peut être présent ou non. Néanmoins, sa présence vous permet de profiter pleinement de la fête. Il gère l’arrivée des invités, l’installation du traiteur et du photographe, les imprévus, etc.
Il n’y a rien de pire qu’un hôte qui effectue des allers-retours entre la cuisine et la salle de réception. Entre-temps, vous devez prendre soin des invités et tenir une conversation correcte avec eux.
L’organisateur se charge de la coordination de l’événement durant le jour J. Cela vous permet d’éviter le stress inutile. Le bonus, vous avez une bonne mine sur les photos souvenirs.
Les qualités d’un bon organisateur
Le métier d’event planner requiert des compétences très vastes. Pour mener à bien leur mission, ce professionnel peut travailler au sein d’une agence événementielle ou être auto-entrepreneur. Dans tous les cas, il doit développer certaines qualités.
Sa facilité à communiquer
Vous l’aurez compris, l’essentiel du travail de l’organisateur consiste à négocier et à donner des conseils. Pour une organisation réussie, il doit être capable de communiquer avec des personnalités diverses. Cela peut être des directeurs d’entreprises, des associations, des représentants politiques, etc.
Pour collaborer avec les sous-traitants les plus exigeants, il doit user de son charme pour résoudre habilement les conflits, utiliser son sens de l’humour pour rassurer ses clients.
La capacité d’écoute
Lorsque vous faites appel à une agence spécialisée dans l’organisation événementielle, vous avez déjà une idée en tête et un budget. Un organisateur doit comprendre vos attentes. Malgré les obstacles posés par un budget limité, il doit être force de propositions. Le professionnel vous explique aussi les limites de votre demande.
L’organisation
C’est cette qualité qui fait défaut à une personne qui ne travaille pas dans le métier. Lorsqu’on doit régler des dizaines de questions à la fois, le stress nous envahit. Chez un organisateur, il réussit à jongler entre plusieurs tâches sans difficulté. Il peut régler des multitudes d’imprévus avec un calme olympien sans rien oublier. Il propose un planning en fonction de la cérémonie à préparer ou même un rétroplanning pour des événements professionnels de grande envergure.
La passion
Pour réussir une telle prouesse, l’organisateur d’événement est surtout animé par sa passion pour le métier. Cela lui permet de surmonter facilement les obstacles. Cette passion participe à sa créativité. Pour la décoration par exemple, l’inspiration lui permet de trouver des idées originales. Il peut également vous apporter de précieux conseils pour organiser un moment unique qui vous ressemble.
La débrouillardise
Un prestataire lâche à la dernière minute. Ce n’est pas un problème pour un organisateur d’événement. Ce dernier se débrouille pour trouver une solution de remplacement à la dernière minute. Tout ceci se déroule dans le calme absolu. Si le client est déjà sous pression, il peut prendre la décision de tout régler pour que celui-ci profite de son jour parfait.